Claus Ehrhardt, Cornelius Hoffmann
Digitalisierung - kaum ein Begriff wird heute im Zusammenhang mit der Fortentwicklung von Unternehmen und Märkten öfter in den Mund genommen. Da sollte man glauben, dass inzwischen wirklich alle verstanden haben, was man darunter zu verstehen hat. "Weit gefehlt!", sagt der Unternehmensberater Claus Ehrhardt. "Kein anderer Begriff wird unterschiedlicher verstanden als Digitalisierung - besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen." Im folgenden Text versuchen die Autoren daher für genau dieses Klientel den Begriff noch einmal genau zu fassen und auf die Wichtigkeit dieser Entwicklung hinzuweisen.
Woher kommt das Thema Digitalisierung eigentlich?
Da ist zuallererst die technische Entwicklung als Treiber zu nennen. In den Büros der Unternehmen gibt es schon seit über 30 Jahren passende Bürokommunikationssoftware, die bei der täglichen Arbeit helfen. Seit nun bald auch über 23 Jahren existiert der Online-Verkauf, der mit dem Start von Amazon in Deutschland 1998 richtig Fahrt aufgenommen hat. Mit Beginn von Amazon in Deutschland setzte eine beispiellose Veränderung des klassischen Einzelhandels ein. Man spricht von einer Disruption, einer totalen Veränderung eines ganzen Geschäftszweiges. Völlig neue Geschäftsmodelle verändern den klassischen Einzelhandel radikal.
Aber auch die Kommunikation mit den Krankenkassen, dem Finanzamt, allgemein den Behörden verändert sich mit zunehmender Geschwindigkeit - und Corona tut ein übriges dazu. Präsenztermine werden auf ein Minimum beschränkt, alles soll schnellstmöglich auf „elektronischem“ Wege erledigt werden können. Besonders steigt gerade der Druck auf die öffentliche Verwaltung, die als ineffizient und dröge gilt. In den Unternehmen spielt der Faktor Zeit durch den technologischen Fortschritt eine tragende Rolle. Dieser zwingt zu immer schnelleren Prozessen und führt zu immer kürzeren Produktlebenszyklen.
Wer ist betroffen?
Mit einem Wort: Jeder!
Anfangs hielt die Digitalisierung in der Produktion Einzug und brachte enorme Effizienzsteigerungen. Laut einer Studie der Boston Consulting Group werden sich nun 60% der heutigen Servicejobs in deutschen Unternehmen durch Digitalisierung und Automatisierung massiv verändern. Der Umbruch betrifft vor allem Banken, Energieversorger, Versicherer sowie Telekommunikationsanbieter. Rund 15 Prozent aller Aufgaben im Servicebereich drohen innerhalb der nächsten zehn Jahre sogar ganz zu verschwinden.
Können wir es uns in Deutschland leisten, uns der Digitalisierung zu verweigern? Nein!
Was lähmt unsere Digitalisierungsdynamik? Letztlich eine unsichere Nutzenerwartung bei Angst vor Abhängigkeit von Softwareherstellern und hohen Investitionen!
Theoretische Annäherung
In der Öffentlichkeit existiert ein sehr unterschiedliches Verständnis von Digitalisierung, wie in der folgenden Liste kurz zusammengefasst wird:
• Kabel legen … sog. Netzausbau ….
• Das Kaufen von Rechnern und Hardware …
• Telefonische Erreichbarkeit auf dem Land ….
• „Sich unterhaltende Roboter …“
Unter Digitalisierung (von lat. digitus, Finger und engl. digit, Ziffer) versteht man in der Theorie zunächst die Umwandlung von analogen in digitale Datenformate. Die Information liegt dabei anfangs in beliebiger analoger Form vor und wird dann über mehrere Stufen in ein digitales Signal umgewandelt. Dieses Signal besteht nur aus diskreten Werten.
Um das leichter zu verstehen, hier ein Beispiel:
Entweder schreibt man einen Brief mit der Hand, steckt ihn in den Umschlag und trägt ihn anschließend zur Post (analog), oder man verschickt mit einer passenden Anwendung ein E-Mail (digital) via Internet. Dieser Fall kann auf viele Prozesse übertragen werden.
In den folgenden Absätzen möchten wir, in vereinfachter Form, eingehen auf die verschiedenen Bestandteile einer heute digital organisierten Geschäftswelt und die Frage erörtern, was wir eigentlich unter Digitalisierung verstehen.
Was braucht ein (mittelständiges/KMU) Unternehmen, um sein Geschäftsmodell zu digitalisieren?
Zunächst wird eine technische Infrastruktur benötigt:
Mit der Digitalisierung ist es wie mit der Eisenbahn – es werden Schienen gebraucht, um von A nach B zu kommen - oder anders: Um Daten abzurufen oder zu empfangen, sind Anschlüsse und Kabel unerlässlich.
DENIC.DE und Anschluss an den Router
Stellen wir uns vor, wir möchten in unserer Firma über das Internet ein digitales Geschäftsmodell aufbauen. Wir melden eine sogenannte Domäne an, ein Name, über den wir unsere geschäftlichen Transaktionen abwickeln wollen. Um eine Domäne mit einem von uns gewünschten Namen zu erhalten, müssen wir diesen bei der zuständige Instanz zur Verwaltung der in Deutschland verfügbaren Domänen abfragen. Ist der Name frei, kann er angemeldet werden. Diese verwaltende Instanz in Deutschland heißt DENIC.DE.
Wenn wir von einem lokalen Netzwerk (auch LAN genannt) reden, meinen wir einen Verbund von Computern und weiteren Peripheriegeräten, die zusammengehören. Ein Netzwerk befindet sich z.B. in einem Gebäude oder innerhalb einer Firma über mehrere Gebäude verteilt.
Ein lokales Netzwerk besteht in der Regel aus Switches, Servern und Speichern sowie aus Endgeräten wie etwa Laptops oder fest eingerichteten Rechnern, Desktops genannt.
Der schon genannte Router liefert dem Netzwerk den Weg in das Internet. Daher werden alle folgenden Geräte direkt oder indirekt mit diesem verbunden. Er leitet Anfragen aus dem Netzwerk sowie aus dem Internet empfangene Informationen, passend umgewandelt, an die anfragenden Geräte im eigenen Netz weiter.
Switch als Verteiler im internen Netz zum Server
Nachdem das Signal aus dem Internet im eigenen Netzwerk über den Router angekommen ist, verteilt ein Switch die Daten auf die Netzwerkgeräte. Ein Switch ist der Vermittler zwischen Geräten im Netzwerk. Anfragen von Rechnern / Servern werden zum Zielpunkt befördert und Antworten gelangen auf dem selben Weg zum anfragenden Gerät zurück.
Der Server
Ein Server ist, vereinfacht betrachtet, ein Rechner der von einer zentralen Stelle für ein Netzwerk Dienste bereitstellt. So sorgen Server in einem Netzwerk für Strukturen. Zum Beispiel sind dort Benutzerverzeichnissysteme angelegt, um eine zentrale Anmeldung an allen Servern zu gewährleisten, die Verwaltung der Nutzer im Netzwerk zu zentralisieren und so den Aufwand für deren Pflege effektiver zu gestalten.
Man unterscheidet zwei Arten von Server-Standorten: den internen und den externen Server.
Der externe Server ist in einem Rechenzentrum beheimatet. Das kann z.B. ein Mail- oder ein Web-Server oder aber auch eine VoIP-Telefonanlage sein. Der Mail-Server kümmert sich z.B. um den Mailverkehr, die VoIP-Anlage um die Telefonie. Da dabei die IP Adresse als technische Grundlage für die Kommunikation Verwendung findet, wird das Telefonieren als VoIP, also Voice over IP, bezeichnet und stellt so eine eindeutige Verbindung zwischen zwei Teilnehmern dar.
Ob ein Server intern oder extern in einem Rechenzentrum installiert ist, entscheidet z.B. die Datenbewegung oder die Geschwindigkeit der Anbindung.
Datenspeicher
Ein Datenspeicher ist grundsätzlich und absolut notwendig. Ohne Speicherung von Informationen in einem Netzwerk „geht quasi gar nichts“.
Dabei kann die Datenspeicherung unterschiedliche Ausprägungen haben.
1. Der Speicher ist im Server des Netzwerkes selbst integriert (internes Raid), oder
2. direkt am Server angeschlossen. (Man spricht dann von einem SAN)
3. oder, als 3 . Alternative, der Speicher ist über die Netzwerkverbindung ansprechbar. (sog. NAS)
Datenspeicher werden in der Regel in einem Netzwerk als zentraler Speicher benutzt. Ein zentraler Datenspeicher ist einfacher zu sichern. Damit wird einem Datenverlust vorgebeugt, der irgendeinen und unspezifischen Grund haben kann.
Der eigene Rechner im Netzwerk
Durch den Anschluss eines Rechners, Laptops oder Desktop an die digitale Infrastruktur wird eine Arbeitsstation geschaffen, mit dem Netzwerk zu kommunizieren und so die angebotenen Dienste, wie z.B. Internet, Mail- oder/und Speicher-Dienste, zu verwenden.
Betriebssystem
Jeder Rechner besitzt ein Betriebssystem, um die Rechnerhardware für den Anwender überhaupt benutzbar zu machen. Welches System dabei zum Einsatz kommt, ist unerheblich. Das Betriebssystem erkennt Rechnerkomponenten und macht sie so einsetzbar. Durch weitere Treiberinstallationen können beliebig viele Erweiterungen an das System angeschlossen werden, um den Rechner für viele unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten verfügbar zu machen.
Software
Die bekanntesten Softwarekomponenten auf den Rechnern sind für die Büroarbeit konzipiert worden. Diese Standardsoftware umfasst in der Regel die Aufgaben der Textverarbeitung, der Tabellenkalkulation und der Erstellung von Präsentationen. Manche Hersteller haben diese Komponenten zu einer Produktfamilie zusammengefasst. Dazu kommt eine unglaubliche Vielfalt an branchenspezifischen Anwendungen. Standardsoftware kann heute auf den Rechnern selbst installiert, oder durch eine Server-/ Client-Struktur abgebildet werden. Bei der letztere Variante werden die Anwendungen über einen Server bereitgestellt. Immer öfter werden Anwendungen auch als sogenannte SaaS-Lösungen angeboten. SaaS steht für „Software as a Service“. Hier liegt die Anwendung oft in einer Cloud des Herstellers und kann über das Internet aufgerufen werden.
Was bedeutet folglich Digitalisierung, wenn wir darüber sprechen?
Nachdem wir nun die Grundbestandteile eines digitalen Systems kennen, können wir nun deutlich machen, was mit Digitalisierung gemeint ist.
Zum einen reden wir bei Digitalisierung über die Verbesserung der externen und internen Infrastruktur.
Verbesserungen an der externen Infrastruktur betreffen meist den Ausbau von Breitband und Glasfaserkabelanbindung, besonders in ländlichen Regionen. Auf der anderen Seite gibt es die interne Infrastruktur bestehend aus LAN-/WLAN Verbindungen, Server, Datenspeicher und Rechnern im eigenen Netz der Unternehmung, die aufgebaut, verbessert und überarbeitet werden muss. Der technologische Fortschritt zwingt nahezu dazu. Auch das wird mit dem Wort Digitalisierung adressiert.
Letztlich hat Digitalisierung vor allem sehr viel mit Prozessen in den Unternehmen zu tun. Es stellt sich die Frage, ob diese Prozesse alle digital, also meist mit Hilfe computertechnischer Anwendungen, unterstützt werden. Gleiches gilt in der Produktion für den Einsatz computergestützter Maschinen mit immer weitreichender Intelligenz - bis hin zur künstlichen Intelligenz.
In nahezu allen Branchen gibt es ein großes Potential, die jeweilige Wertschöpfungskette neben den Kern-Systemen, insbesondere bei Kommunikationsprozessen, zu digitalisieren. Viele Formulare oder Datenerhebungen werden immer noch manuell bearbeitet.
Aufgrund des technologischen Fortschritts verändert sich der Markt so radikal und in einer solchen Geschwindigkeit, dass man das eigene Geschäftsmodell komplett hinterfragen und digital überarbeiten muss. Bisweilen werden Geschäftsmodelle auch völlig obsolet. Das Geschäft überlebt nur, wenn man es völlig neu gestaltet und vollständig digitalisiert. Der klassische Einzelhandel ist gegenüber dem Internethandel oder E-Commerce aktuell das beste Beispiel dafür.
Wo lassen sich Digitalisierungspotentiale finden?
Zunächst ist es wichtig, grundsätzlich seine Infrastruktur zu prüfen.
- Ist man digital verfügbar?
- Stehen mir alle technisch notwendigen Mittel am Arbeitsplatz zur Verfügung?
- Im Anschluss daran kann man alle Geschäftsprozesse auf den Prüfstand stellen. Welche Prozesse werden manuell oder analog ausgeführt?
- Gibt es Möglichkeiten, diese Prozesse zu digitalisieren?
Es lohnt sich dabei besonders nach Brüchen zu suchen:
- Wo habe ich papiergeführte Formulare, die mit der Hand ausgefüllt und dann in Ordnern abgelegt werden?
- Wo werden noch Dokumente mit Hilfe eines Postdienstes verschickt?
- Wo werden Eingaben gemacht und dann nicht prozessorientiert schlank abgearbeitet?
Ein veritabler Indikator ist ein Arbeitsplatz, an dem viel mit Papier gearbeitet wird!
Ausblick
Basistechnologien werden sich vermutlich nicht grundsätzlich verändern, jedoch die Geschwindigkeiten, gerade in der Übermittlung von Informationen, werden deutlich zunehmen. Deswegen ist davon auszugehen dass die Digitalisierung, technisch betrachtet, erst am Beginn steht und noch weiter an Fahrt aufnehmen wird. Anwendungen werden zunehmend webbasiert zur Verfügung gestellt. Damit ist das Endgerät der Nutzung variabel. Anwendungen müssen heute auf allen Endgeräten anwendbar sein, ob Desktop, Tablett oder Smartphone.